Numune Kabul Koşulları

MÜŞTERİ HİZMETLERİ

Numune Kabul Koşulları

FORMÜL Laboratuvarlarına gelen numuneler, Numune Kabul ve Rapor Birim Sorumlusu tarafından aşağıdaki şartlar göz önüne alınarak kontrol edilir ve uygun olması durumunda kabul edilir, Numune kabul koşullarından sapma talep edildiğinde (Analizin güvenirliğini etkilemeyecek düzeyde) müşteri ile mutabık kalınarak sürecin nasıl ilerleyeceğine karar verilir.

 

1) Numunenin Kabülü

•   Analize gönderilen numuneler orijinal ambalajlı olmalı ya da dökülme akma riski taşımayan uygun ambalajlarda getirilmelidir. Ambalaj materyali temiz olmalı ve nem almamalıdır.

•   Işıktan etkilenen analizler için getirilen numunelerin ambalajları koyu renkli olmalıdır.

•   Nem veya kuru madde analizi istenilen numuneler, orijinal ambalaj veya numunenin nemden etkilenmesini engelleyecek bir ambalaj ile laboratuvara getirilmelidir.

•   İnsan sağlığını tehdit edebilecek özellikteki numunelerde, gerekli uyarıcı bilgiler numune etiketinde veya numune üzerinde belirtilmiş olmalıdır.

•  Dondurulmuş ürünler, çözündürülmeden laboratuvar ulaştırılmalıdır.

• Soğukta muhafaza edilmesi gereken numunelerin +3±2 °C’de, dondurulmuş ürünlerin ise  -18±3 °C veya daha düşük sıcaklıkta laboratuvara ulaştırılması gerekmektedir. Soğukta muhafazası gerekmeyen numuneler ise, oda sıcaklığında (+22±3 °C ve nem aralığının % 30-60 rH) ya da daha yüksek sıcaklıklarda muhafaza edilmesinde sakınca bulunmayan ve/veya sıcaklık hassasiyeti olmayan numunelerin, en az etiket bilgilerinde yer alan muhafaza koşulları dikkate alınacak şekilde laboratuvara ulaştırılması gerekmektedir.

•   Soğuk zinciri kırılmadan analize alınması gereken numuneler, soğuk zincir nakil kaplarında getirilmiş veya gönderilmiş olmalıdır. Ayrıca numunenin fiziksel yapısında soğuk zincirin bozulmuş olma emareleri bulunmamalıdır.

•   Numune istenilen analizler için ve mümkünse analiz tekrarı için yeterli miktarda olmalıdır. Yapılacak analiz türüne göre numune miktarı değişmekle birlikte kimyasal, biyogenetik, fiziksel analizler için en az 500 g/ml, mikrobiyolojik analizler için en az 250 g/ml analiz numunesi gelmiş olmalıdır. Belirtilen numune miktarları istenilen parametre sayısına göre arttırılabilir. Şahit numune ile birlikte analize gelmeyen numuneler,  ikincil numune ayrılması için(yapılan analizlerin tekrarı için)iki katı kadar numune kabul edilmelidir. Yalnızca mikrobiyolojik analizler için ikincil numune ayrılmaz.

•   Çevre ve yüzey kontrolü amacı ile gelen swab örnekleri +3±2 °C’de, etiket bilgileri yazılmış bir şekilde ve kapağı kapalı olarak gelmiş olmalıdır.

Numunenin uygunluğuna dair şüphe olduğunda veya numune sunulan açıklamalara uymadığı durumda, laboratuvar işlemlere başlamadan önce daha fazla bilgi için müşteriye başvurur.

Yukarıda belirtilen şartlara uygunluğu sağlanmayan numuneler için Numune Kabul ve Raporlama Birimi tarafından müşteriden onay alınır. Müşteri ile mutabık kalınarak kayıt edilmesi durumunda analiz sonuçlarının bildirimi, raporda numunenin şartlı kabul koşullarında analiz edildiği (numune kabul koşullarına uymayan sapmalar yazılarak) belirtilerek yapılır. 

3) Numune Muhafazası

Muhafaza işleminin uygulandığı numuneler:

•  Numunelerin kabulü aşamasında yazılı iade talebi olması durumunda analizden sonra kalan numuneler,

•  İlgili analizlerin yapılacağı birime gönderilene kadar dağıtımı yapılması için bekletilen numuneler.

•  Dağıtımı yapılan numunelerden daha sonra analiz yapılabilmesi amacıyla ayrılan ikincil numuneler veya şahit numunelerdir.

İadesi istenmeyen ve analizi bittikten sonra kalan numuneler müşterinin itiraz ihtimaline karşın numune muhafaza ve depolama odasında tarih, numara ve yer tasnifi yapılarak laboratuvarların istekleri doğrultusunda uygun koşullarda (buzdolabında (+3±2°C), derin dondurucuda(-18±3°C)  veya oda sıcaklığında numune kabulünden itibaren en geç 15 gün süreyle muhafaza edilir.  Ancak mikrobiyolojik analiz için gelen numuneler ile tekrar analiz yapılması için dayanıklı olmayan numuneler muhafaza edilmez, ilgili laboratuvarlarca direkt imha edilir.

Numunelerin analizlerin yapılacağı ilgili birime gönderilene kadar bozulmaya uğramaması için, uygun koşullarda muhafaza edilir ve ilgili birime en kısa sürede ulaştırılması sağlanır.

Uygun sonuç bulunmuş numunelerin varsa şahit ve ikincil numuneleri,  numune kabulünden itibaren en geç 2 ay süre ile saklanır. Analiz tekrarı istenmesi veya anlaşmazlık olması durumlarında şahit numune ve/veya ikincil numuneler çalışılır. Ayrılan ikincil numuneler veya şahit numuneler, son kullanma tarihi 2 aydan az olanlar, son kullanma tarihine kadar muhafaza edilir, bu tarihten sonra imha edilir. Analiz sonucu uygun çıkmamış numuneler ise numune kabulünden itibaren en geç 2 ay süre ile saklanır. Rusya ihracat analiz şahit numuneleri yasal zorunluluk olarak 6 ay muhafaza edilir.

Türk Gıda Kodeksine göre limit değerlerin altında çıkan fakat kirlilik tespit edilen numuneler uygun koşullarda diğer kirlilik tespit edilmeyen numuneler ile ayrı raflarda numune deposunda depolanır.